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                  首頁> 政策法規

                  國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法

                  國家檔案局、國家發展和改革委員會

                  關于印發《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》的通知

                  (檔發〔2008〕3號)

                   

                  各省、自治區、直轄市、計劃單列市及新疆生產建設兵團檔案局、發展改革委,中央和國家機關各部門(直屬機構),各中央管理企業,各人民團體,總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊司令部辦公室:為加強國家電子政務工程建設項目檔案管理,使檔案工作更好地為國家電子政務工程建設項目的建設、運行和管理服務,根據《國家電子政務工程建設項目管理暫行辦法》及有關規定,特制定《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》,現印發給你們,請認真貫徹執行。各級檔案部門和發展改革部門要加強協調,相互配合,共同做好國家電子政務工程建設項目檔案管理工作。

                  國家檔案局
                  國家發展和改革委員會
                  二○○八年五月二十日

                   

                  第一章  總則

                   

                  第一條 為規范國家電子政務工程建設項目檔案管理,充分發揮檔案在項目建設、運行、管理、監督等方面的作用,根據《國家電子政務工程建設項目管理暫行辦法》和有關檔案管理的法規與標準,制定本辦法。

                  第二條 本辦法適用于使用中央財政性資金的國家電子政務工程建設項目(以下簡稱電子政務項目),其他信息化建設項目檔案管理,可參照執行。

                  本辦法所稱電子政務項目主要是指國家統一電子政務網絡、國家重點業務信息系統、國家基礎信息庫、國家電子政務網絡與信息安全保障體系相關基礎設施、國家電子政務標準化體系和電子政務相關支撐體系等建設項目。

                  第三條 電子政務項目檔案是在電子政務項目建設全過程中形成的、具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄,是電子政務項目竣工驗收、運行維護、升級改造等工作的重要依據。

                  第四條 本辦法所稱項目建設單位是指負責項目建設的中央政務部門和參與國家電子政務項目建設的地方政務部門。根據《國家電子政務工程建設項目管理暫行辦法》規定,項目建設單位應確定項目實施機構和項目責任人。

                  第五條 電子政務項目檔案工作在檔案行政管理部門監督、指導下,由項目建設單位負責。項目建設單位應將檔案工作納入項目建設計劃和管理程序,納入相關人員的崗位職責,根據項目實際情況,采取有效措施,確保電子政務項目檔案完整、準確、系統、有效。

                  第六條 電子政務項目檔案管理在項目建設期間由建設單位的實施機構具體負責。電子政務項目實施機構應明確電子政務項目檔案工作主管領導,制定檔案工作計劃, 建立健全歸檔制度、檔案分類編號方案等管理制度和業務規范,配備具有專業知識和技能的檔案管理人員,提供檔案管理所需經費、設備、場地等條件。

                  第七條 電子政務項目實施機構應對參建單位進行檔案管理交底、指導、培訓,對參建單位移交的檔案進行審核、驗收。

                  第八條 建設單位的檔案管理部門應對電子政務項目的檔案管理進行業務指導并提出具體要求,對實施機構制定的檔案管理制度和業務規范進行審查,對電子政務檔案的收集、整理、移交進行業務指導。

                  第九條 檔案驗收是電子政務項目竣工驗收的重要組成部分。未進行檔案驗收或檔案驗收不合格的電子政務項目,不得通過竣工驗收。

                   

                  第二章 檔案的收集與整理

                   

                  第十條 電子政務項目實施機構應根據電子政務項目審批部門批復的實施內容,依據《國家電子政務工程建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》(見附件),結合本項目特點制定歸檔范圍和保管期限,做好文件收集工作。

                  第十一條 電子政務項目文件材料的收集、整理、歸檔應與項目建設進程同步實施。實施機構在項目建設初期通過制定歸檔制度、業務規范、合同條款、開展培訓、交底等方式,對文件的收集、整理、歸檔提出明確要求;在項目建設過程中,結合項目進程,對電子政務項目文件的收集、整理情況進行檢查;單項工程驗收、合同驗收時,應同步進行檔案驗收。

                  第十二條 電子政務項目文件材料的收集、整理、歸檔應明確各方職責。在電子政務項目設計開發、施工、監理、設備采購、委托中介招標等合同、協議中應設立專門條款,對電子政務項目檔案提交范圍、整理標準、介質和套數、移交時間等方面提出具體要求并明確違約責任與罰則。

                  涉及知識產權的招標文件、合同、協議中應明確與知識產權相關的歸檔材料的提交內容、深度等要求。

                  第十三條 監理單位依據監理職責,按照《信息化工程監理規范》(GB/T 19668-2005)、《建設工程監理規范》(GB/T 50319-2000)的要求,對承建單位、施工單位形成的文件材料進行審核并簽署。

                  第十四條 電子政務項目實施機構歸檔的紙質文件應為原件或正本,且簽章手續完備。同時應注重對電子文件、照片、錄像等各種類型、載體文件材料的收集、歸檔。電子文件的歸檔范圍參照紙質文件歸檔范圍。

                  第十五條 文件材料的整理、歸檔可根據建設單位實際情況,從《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-2000)和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T 28-2002)兩種整理方式中選擇一種,電子文件應符合《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)的原則要求。

                  第十六條 檔案保管期限分為永久、30年、10年三種。電子政務項目檔案保管期限為30年的對應《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》中的長期,保管期限為10年的對應短期。

                  第十七條 電子政務實施機構和相關參建單位應通過管理制度和技術措施,對電子文件的形成、積累、收集、鑒定、歸檔進行全過程的管理,保證電子文件的真實、完整、有效和安全。電子文件定期歸檔,應將所采集的相關元數據一并保存。

                   

                  第三章檔案的移交與管理

                   

                  第十八條 各參建單位應按招標文件、合同、協議以及有關規定,及時向電子政務項目實施機構移交電子政務項目檔案。電子政務項目實施機構負責對接收的檔案進行審查驗收和匯總整理,交接雙方應辦理檔案移交手續。

                  第十九條 電子政務項目實施機構應在電子政務項目竣工驗收后3個月內,根據建設單位檔案管理規定,向建設單位或本機構的檔案管理部門移交檔案。需經常利用的檔案,可在辦理移交手續后借出。

                  第二十條 中央和地方共建的電子政務項目檔案實行分級管理。中央政務部門、地方政務部門分別負責歸檔、保存各自形成的檔案。

                  第四章檔案的驗收

                  第二十一條 電子政務項目檔案驗收一般分為初步驗收和竣工驗收兩個階段。檔案初步驗收由建設單位組織,并形成驗收報告。檔案竣工驗收由項目審批部門組織的竣工驗收委員會下設的檔案專家組負責。檔案專家組由電子政務項目審批部門、檔案行政管理部門人員及相關專家組成。

                  第二十二條 檔案竣工驗收采用聽取匯報、現場查看、質詢、抽查檔案等方式。

                  第二十三條 相關檔案行政管理部門應加強電子政務項目檔案驗收前的檢查、指導。

                  第二十四條 檔案竣工驗收主要內容及基本要求:

                  (一)電子政務項目實施機構明確檔案管理體制和職責,建立檔案工作規章制度和業務規范,采取有效措施對本單位和各參建單位形成的檔案進行統一管理;

                  (二)電子政務項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理,要求明確,控制措施有效;

                  (三)電子政務項目文件材料的收集、整理、歸檔和檔案的整理與移交符合有關檔案管理標準的要求。電子政務項目檔案完整、準確、系統、規范;

                  (四)保證檔案實體和信息的安全,檔案裝具、歸檔文件的制成材料符合耐久性要求。

                  第二十五條 檔案專家組出具檔案驗收意見,檔案驗收結果分為合格與不合格。檔案專家組三分之二以上成員同意通過驗收的為合格。檔案驗收不合格的電子政務項目,由檔案專家組提出整改意見,并進行復查,復查后仍不合格的,不得通過竣工驗收。

                  第五章附則

                  第二十六條 本辦法自頒布之日起施行。

                  第二十七條 本辦法由國家檔案局負責解釋。

                   

                  附件:

                  國家電子政務工程建設項目文件歸檔范圍和保管期限表

                   

                    序號

                  歸   檔   文   件

                  保管期限

                  1

                  立項階段文件


                  1.1

                  項目建議書階段


                  1.1.1

                  項目建議書及批復文件

                  永久

                  1.2

                  可行性研究報告階段


                  1.2.1

                  可行性研究報告及批復文件

                  永久

                  1.2.2

                  項目調整申請及批復

                  30年

                  1.3

                  初步設計階段


                  1.3.1

                  初步設計方案和投資概算報告及批復

                  永久

                  1.3.2

                  項目調整申請及批復

                  永久

                  2

                  項目管理文件


                  2.1

                  綜合管理文件


                  2.1.1

                  建立項目領導和實施機構文件

                  10年

                  2.1.2

                  項目管理計劃、年度總結

                  10年

                  2.1.3

                  投資、進度、質量、安全、合同控制等文件

                  10年

                  2.1.4

                  對項目各分系統的審批、評審文件

                  10年

                  2.1.5

                  項目管理各項制度、辦法

                  10年

                  2.1.6

                  調研報告、考察報告

                  10年

                  2.1.7

                  項目試點工作安排、總結

                  10年

                  2.1.8

                  項目會議文件、項目簡報、匯報材料

                  10年

                  2.1.9

                  日常管理的請示批復、往來函件

                  10年

                  2.1.10

                  知識產權文件、協議、證書

                  30年

                  2.1.11

                  項目管理工作照片、音像

                  30年

                  2.2

                  招投標文件


                  2.2.1

                  招標文件、委托招標文件

                  30年

                  2.2.2

                  評標文件、評分標準及打分表、評標報告、中標通知

                  10年

                  2.2.3

                  中標的投標文件(正本)

                  永久

                  2.2.4

                  未中標的投標文件

                  終驗后2年

                  2.2.5

                  政府采購文件

                  10年

                  2.3

                  合同文件


                  2.3.1

                  合同談判紀要、合同審批文件、合同書、協議書

                  永久

                  2.3.2

                  合同變更、索賠等文件

                  永久

                  3

                  設計階段文件


                  3.1

                  設計開發文件


                  3.1.1

                  需求分析文件


                  3.1.1.1

                  需求調研計劃、記錄、需求分析、需求規格說明書

                  30年 

                  3.1.1.2

                  需求評審

                  30年

                  3.1.2

                  設計開發文件


                  3.1.2.1

                  設計開發計劃、設計方案

                  10年

                  3.1.2.2

                  概要設計說明書、概要設計評審

                  30年

                  3.1.2.3

                  詳細設計說明書、詳細設計評審

                  30年

                  3.1.2.4

                  數據庫結構設計說明書

                  30年

                  3.1.2.5

                  編碼計劃、代碼編寫規范

                  30年

                  3.1.2.6

                  模塊開發卷宗

                  30年

                  3.1.2.7

                  施工圖設計

                  30年

                  3.2

                  信息資源規劃和數據庫設計
                  (3.2-3.12可參考3.1所列文件)


                  3.3

                  應用支撐平臺和應用系統設計


                  3.4

                  網絡系統設計


                  3.5

                  數據處理和存儲系統設計


                  3.6

                  安全系統設計


                  3.7

                  其他系統設計(終端、備份、運維等)


                  3.8

                  機房及配套工程設計


                  3.9

                  環保、節能設計


                  3.10

                  消防設計


                  3.11

                  職業安全、職業衛生設計


                  3.12

                  標準規范建設


                  4

                  實施階段文件


                  4.1

                  總體實施


                  4.1.1

                  實施計劃、方案及批復文件

                  30年

                  4.1.2

                  意見匯總報告

                  10年

                  4.1.3

                  系統集成方案、項目配置管理方案、評審報告

                  30年

                  4.1.4

                  源代碼及說明

                  30年

                  4.1.5

                  設計變更報審、代碼修改記錄

                  30年

                  4.1.6

                  網絡系統文件

                  30年

                  4.1.7

                  二次開發支持文件、接口設計說明書、程序員開發手冊

                  30年

                  4.1.8

                  用戶使用手冊、系統維護手冊、軟件安裝盤

                  10年

                  4.1.9

                  系統上線保障方案、應急預案、事故及問題處理文件

                  10年

                  4.1.10

                  測試方案、方案評審意見、測試記錄、測試報告

                  10年

                  4.1.11

                  培訓文件、教材講義

                  10年

                  4.1.12

                  試運行方案、記錄、報告、試運行改進報告

                  10年

                  4.1.13

                  合同驗收文件、開發總結報告、交接清單

                  30年

                  4.1.14

                  項目例會、協調會紀要、備忘錄

                  10年

                  4.1.15

                  運行管理制度

                  30年

                  4.2

                  信息資源規劃和數據庫建設
                  (4.2-4.12可參考4.1所列文件)


                  4.3

                  應用支撐平臺和應用系統建設


                  4.4

                  網絡系統建設


                  4.5

                  數據處理和存儲系統建設


                  4.6

                  安全系統建設


                  4.7

                  其他系統建設(終端、備份、運維等)


                  4.8

                  環保、節能建設


                  4.9

                  消防建設


                  4.10

                  職業安全、職業衛生建設


                  4.11

                  機房及配套工程建設


                  4.11.1

                  土建施工文件


                  4.11.1.1

                  技術要求、技術交底、圖紙會審紀要、開工報告

                  30年

                  4.11.1.2

                  施工組織設計、方案及報批文件,施工工藝文件

                  30年

                  4.11.1.3

                  原材料出廠證明、復驗單、試驗報告

                  30年

                  4.11.1.4

                  施工定位測量、地質勘探、土巖試驗報告、樁基工程記錄

                  永久

                  4.11.1.5

                  設計變更通知、工程更改洽商單、業務聯系單、備忘錄、事故處理文件

                  永久

                  4.11.1.6

                  隱蔽工程驗收記錄

                  永久

                  4.11.1.7

                  工程質量檢查、評定、簽證

                  永久

                  4.11.1.8

                  竣工圖

                  永久

                  4.11.1.9

                  竣工報告、竣工驗收報告

                  永久

                  4.11.1.10

                  施工照片、音像

                  30年

                  4.11.2

                  線路施工安裝文件


                  4.11.2.1

                  工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要、開工報告

                  30年

                  4.11.2.2

                  施工組織設計、方案及報批文件,施工計劃、技術措施文件

                  30年

                  4.11.2.3

                  原材料出廠證明、質量鑒定、復驗單、產品交付清單、到貨驗收記錄

                  30年

                  4.11.2.4

                  設計變更通知、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批手續、技術核定單、備忘錄

                  永久

                  4.11.2.5

                  施工安裝記錄、質量驗評、簽證

                  永久

                  4.11.2.6

                  調試記錄、測試報告

                  10年

                  4.11.2.7

                  竣工圖

                  永久

                  4.11.2.8

                  竣工報告、竣工驗收報告

                  永久

                  4.11.2.9

                  施工照片、音像

                  30年

                  4.12

                  標準規范建設


                  4.12.1

                  標準建設總體方案、實施計劃

                  10年

                  4.12.2

                  征求意見稿、匯總意見、標準規范編制過程說明

                  10年

                  4.12.3

                  標準送審稿、標準試行稿、專家審查意見

                  10年

                  4.12.4

                  標準正式文本

                  30年

                  4.12.5

                  標準應用試點報告、標準培訓文件

                  10年

                  4.12.6

                  標準推廣應用方案、標準實施指南

                  10年

                  5

                  監理文件


                  5.1

                  監理大綱、監理規劃、細則及批復

                  30年

                  5.2

                  資質審核、設備材料報審、復檢記錄

                  30年

                  5.3

                  需求變更確認

                  30年

                  5.4

                  開(停、復、返)工令

                  10年

                  5.5

                  施工組織設計、方案審核記錄

                  30年

                  5.6

                  工程進度、延長工期、人員變更審核

                  10年

                  5.7

                  監理通知、監理建議、工作聯系單、問題處理報告、協調會紀要、備忘錄

                  10年

                  5.8

                  監理周(月)報、階段性報告、專題報告

                  10年

                  5.9

                  測試方案、試運行方案審核

                  10年

                  5.10

                  造價變更審查、支付審批、索賠處理文件

                  30年

                  5.11

                  驗收、交接文件、支付證書、結算審核文件

                  30年

                  5.12

                  監理工作總結報告

                  永久

                  5.13

                  監理照片、音像

                  30年

                  6

                  設備文件及系統軟件


                  6.1

                  選購階段


                  6.1.1

                  調研分析報告、技術考察報告

                  10年

                  6.1.2

                  設備采購請示、批復

                  10年

                  6.1.3

                  技術協議、談判備忘錄、設備配置方案

                  30年

                  6.1.4

                  授權書、軟件許可協議、海關商檢相關文件、原產地證明、產品質量證明、設備代理商營業執照復印件

                  10年

                  6.2

                  開箱驗收階段


                  6.2.1

                  設備隨機文件、裝箱單、合格質量證、開箱驗收記錄

                  30年

                  6.2.2

                  設備圖紙、說明書、檢測報告

                  30年

                  6.3

                  安裝調試階段


                  6.3.1

                  測試計劃(方案)、安裝測試記錄、報告

                  10年

                  6.3.2

                  驗收文件、交接清單

                  30年

                  6.4

                  系統升級、換版階段


                  6.4.1

                  升級、換版的請示與批復

                  30年

                  6.4.2

                  設備及軟件報廢的技術鑒定書、請示及批復文件

                  30年

                  6.4.3

                  設備及軟件升級、換版的驗收文件

                  30年

                  6.5

                  設備維修、系統維護等后期服務階段


                  6.5.1

                  設備維修、維護請示及批復

                  10年

                  6.5.2

                  設備維修、維護記錄

                  10年

                  7

                  財務管理文件


                  7.1

                  財務計劃及執行無間、概算執行報告

                  10年 

                  7.2

                  概算、預算、標底、合同價

                  30年

                  7.3

                  資金申請及批復

                  10年

                  7.4

                  器材、主要耗材管理

                  10年

                  7.5

                  決算、財務報告

                  永久

                  7.6

                  審計報告

                  永久

                  7.7

                  交付使用的固定資產、流動資產、無形資產、遞延資產清冊

                  永久

                  8

                  驗收文件


                  8.1

                  初驗階段


                  8.1.1

                  驗收工作大綱

                  10年

                  8.1.2

                  各單項、系統驗收報告

                  30年

                  8.1.3

                  信息安全風險評估報告

                  30年

                  8.1.4

                  初步驗收總報告(含工程、技術、財務、檔案驗收)

                  30年

                  8.1.5

                  初驗會議文件、驗收申請、驗收意見書及驗收委員會簽字表

                  30年

                  8.1.6

                  整改方案及實施文件

                  10年

                  8.2

                  終驗階段


                  8.2.1

                  竣工驗收會議文件、驗收申請、匯報材料

                  永久

                  8.2.2

                  竣工驗收報告、驗收委員會簽字表

                  永久

                  8.2.3

                  工程專家組驗收意見

                  永久

                  8.2.4

                  技術專家組驗收意見

                  永久

                  8.2.5

                  財務專家組驗收意見

                  永久

                  8.2.6

                  檔案專家組驗收意見

                  永久

                  8.2.7

                  信息安全風險評估報告

                  30年

                  8.2.8

                  項目建設工作總結

                  永久

                  8.2.9

                  項目評優報獎申報材料、批準文件及證書

                  30年

                  8.2.10

                  項目稽察、檢查文件、項目后評價文件

                  永久


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